Oficina sin papel – Altérida https://alterida.es Transformando el mundo digital Thu, 10 Dec 2020 06:51:06 +0000 es hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.6 https://alterida.es/wp-content/uploads/2019/10/favicon_alterida_azul-verde_png-50x50.png Oficina sin papel – Altérida https://alterida.es 32 32 ¿Qué es y cómo sacar partido a la gestión de archivos? https://alterida.es/gestion-de-archivos/ https://alterida.es/gestion-de-archivos/#respond Thu, 10 Dec 2020 06:50:52 +0000 https://alterida.es/?p=7548 ¿Qué es un sistema de gestión de archivos? Un sistema de gestión de archivos es un software o varios de ellos, que permiten la dirección, revisión y clasificación de los documentos de toda una organización. A través de estos sistemas se pueden llevar acabo ciertas actividades por parte de los usuarios, tales como: Elaborar un

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¿Qué es un sistema de gestión de archivos?

Un sistema de gestión de archivos es un software o varios de ellos, que permiten la dirección, revisión y clasificación de los documentos de toda una organización. A través de estos sistemas se pueden llevar acabo ciertas actividades por parte de los usuarios, tales como:

  • Elaborar un archivo, teniendo la opción de cambiar su nombre, establecer el espacio que ocupará dicho archivo e incluso hasta puede escribir en el documento creado.
  • Eliminar el registro, de esta manera el espacio de almacenamiento del mismo será liberado.
  • Realizar la acción de editar el archivo, pudiendo cambiarle el nombre.

Importancia de la gestión  de archivos para mi empresa

Un sistema de gestión documental es importante para tu empresa, pues te ayuda a optimizar el almacenamiento, reproducción y eliminación de la información de dicha organización. En la nueva era tecnológica estos sistemas te permiten digitalizar en su totalidad los archivos que posees de tu compañía y así  poder acceder fácilmente a los documentos que deseas.

La privacidad y el manejo de información confidencial siempre será de vital importancia para las corporaciones. Los sistemas digitales solo permiten el acceso a las personas autorizadas y clasifican los datos por rango. Ningún usuario podrá acceder a información que no sea concerniente al departamento de la empresa donde desempeña sus funciones.

El software de archivos digital es una herramienta sumamente útil al momento de tener seguros todos los datos sensibles de tu empresa, pues gracias a su sistema de seguridad, protegen la información en caso de ataques cibernéticos.

La importancia de la gestión documental engloba mucho más que los puntos anteriores. En ocasiones la organización requiere información necesaria para salir adelante en algún inconveniente fiscal, administrativo o judicial. Por lo anterior es necesario contar con un buen software de gestión documental, que te permita acceder a datos de las operaciones previas a ese momento. 

ventajas del gestor de archivos

Ventajas y beneficios de la gestión de documentos

En la actualidad cada ámbito de nuestras vidas se relaciona con el avance tecnológico que existe.  Este avance nos permite ser más eficiente y ahorrar tiempo en distintos campos de la vida cotidiana. La digitalización ha cambiado la manera de realizar las compras, la forma de comunicarnos y mantenernos conectados con otros.

El trabajo no ha sido la excepción, cada vez más son las empresas que están digitalizando su documentación y llevando un sistema de gestión de archivos. Con ello aseguran grandes ventajas para su organización cuanto a información se trata.

Las principales ventajas

  • Es más controlado el acceso a la información, es decir, está clasificada por rango. No todos los departamentos de la empresa tienen porque consultar toda la información disponible. Para los gerentes de la entidad es beneficioso, pues al alcance de un clic tendrán los archivos que requieran.
  • Un mismo software contiene todos los archivos de la empresa. Esto permite el ahorro de tiempo al personal a la hora de buscar un documento. Todo lo podrá encontrar en el mismo lugar sin necesidad de consultar diversos archivos y carpetas.
  • A través de un sistema de gestión de documentos se pueden realizar respaldos de la información guardada, sin riesgo de perder datos importantes para la empresa. Por otra parte por el sistema de seguridad del software se evita el robo de información confidencial.
  • La productividad se ve afectada de manera positiva con este software de gestión. No se puede olvidar que el tiempo invertido en archivar documentos, imprimir y hasta fotocopiar, es tiempo que se  puede utilizar por parte del personal para hacer un trabajo de mayor calidad en su área.
  • Disminuyen gastos de impresión, fotocopiado y además se ahorra todo el espacio que ocupan los archivadores con toda la documentación de la organización.
  • Los sistemas de gestión de archivos permiten guardar la información por el tiempo que desees. Estos archivos no sufren ningún tipo de deterioro como los de papel. Siempre se tendrán documentos de calidad y en las mejores condiciones.
  • Se evita la pérdida y extravío de documentos, pues se encuentran todos en el mismo programa. Además existe la posibilidad de poder recuperar algún dato que se haya eliminado.

Conoce más detalles sobre nuestra solución a la gestión de archivos y documentos con la Oficina Sin Papel, la solución de Alterida.

Oficina sin papel Altérida

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¿Qué es un Sistema de Gestión Documental? https://alterida.es/sistema-de-gestion-documental/ https://alterida.es/sistema-de-gestion-documental/#respond Thu, 03 Dec 2020 15:18:01 +0000 https://alterida.es/?p=7511 Con el paso de los años la información que controlan las empresas ha ido creciendo exponencialmente hasta tal punto que los sistemas de almacenamiento convencionales se han quedado obsoletos. Debido a que hoy en día se torna más difícil administrar cada archivo de forma manual, un sistema de gestión documental ayuda a administrar cada archivo

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Con el paso de los años la información que controlan las empresas ha ido creciendo exponencialmente hasta tal punto que los sistemas de almacenamiento convencionales se han quedado obsoletos. Debido a que hoy en día se torna más difícil administrar cada archivo de forma manual, un sistema de gestión documental ayuda a administrar cada archivo que también debe ordenar todo tipo de documentos como:

  • Las facturas
  • Formularios
  • Acuerdos
  • Actas
  • Expedientes
  • E incluso las imágenes de cada documento, entre otras.

Debido a que la información empresarial es la columna vertebral de la empresa se ha creado el DMS Document Management System. Este es un software que posee la tecnología idónea para ser capaz de gestionar una base de datos con programas integrados. Con esto, dicho software digitalizará, archivará, organizará y almacenará todo tipo de documentos que se encuentre en dicha base de datos.

De esta manera el Sistema de Gestión Documental se ha vuelto una pieza clave en la gestión documental de las empresas, ya que permite el control de la entrada y salida de cada archivo, pero también realiza acciones más complejas como el  analizar el documento exhaustivamente para relacionarlos con otros y cubrir la vida útil de cada documento.

Cabe destacar que ahora con la gestión documental también será posible guardar mucha más información actual como es el caso de archivos multimedia, tales como: vídeos, videoconferencias, imágenes, audios, cada contacto digital, entre otras digitalizaciones.

uso de sistemas de gestion documental

¿Cuándo es recomendable usar un Sistema de Gestión Documental?

Todas las compañías poseen una gran cantidad de información y toda esa información es importante para cada una de las empresas. Por lo tanto, tener un Software de Gestión Documental siempre será necesario debido a que se encargará de administrar de manera inteligente toda la base de datos. Además, respaldará cada archivo cuidando así al máximo toda la información empresarial.

Un Software DMS será capaz de automatizar todo el proceso administrativo para una fácil detección de cada documento ya digitalizado. Entre otros aspectos, un Sistema de Gestión Documental se encargará de:

  • Diagnosticar los documentos
  • Identificar las necesidades empresariales
  • Formular todos los pasos que se deben de seguir
  • Definir las fases de la ejecución administrativa
  • Señalar los programas que se encargarán del proceso
  • Enlazar la planificación con la administración

¿Cuáles son las ventajas de tener un Sistema de Gestión Documental?

Un dato muy importante a la hora de contratar un Sistema de Gestión Documental es que mientras mayor sea la digitalización de los documentos, mayores beneficios o ventajas se podrá obtener debido a que se tendrá más control sobre los archivos.

Las ventajas que esto traerá son muchas y dependerá del software escogido. Sin embargo, los beneficios generales que brinda de un Sistema de Gestión Documental son:

Digitalización de los documentos:

Como en puntos anteriores ya mencionados la digitalización de los documentos es importante, debido a que se ahorra mucho tiempo, espacio e incluso reduce a gran escala los errores que se pueden presentar en los documentos.

Ahora bien, para digitalizar todo el contenido a un DMS es imprescindible contar con escáner, quien será el responsable de digitalizar todos los documentos para así ser transportados al “corazón” del Sistema de Gestión Documental. Este procedimiento es algo tedioso, sin embargo será un esfuerzo por un bien aun mayor porque cada documento ahora se encontrara en forma digital, es decir a un clic de distancia.

Los documentos digitalizados se suben automáticamente si se encuentran en formato XML, cuando el documento se encuentra en distintos formatos como PDF, Doc, entre otros, se deben de convertir con un programa específico. Pero la mayoría de los casos siempre se hace a través de un escáner, si se tienen facturas también debe de tenerse un programa específico que lea los caracteres ópticos dentro del DMS.

La digitalización de documentos tiene otros sub-beneficios que lo caracterizan y le dan muchas ventajas como por ejemplo:

  • Reducción de los archivos duplicados
  • Intercambio de información  XML con otras empresas que lo ameriten
  • Ahorro de tiempo a la hora de la búsqueda de un archivo, se consigue con solo insertar la palabra clave del documento.

Centralización de archivos y concesión de permisos:

Un Sistema de Gestión Documental organiza y almacena todos los archivos de una empresa, incluyendo todos los trabajos diarios. Este gran sistema permite a su vez una concesión de permisos al programa a aquellos empleados que la empresa desee, para llevar una gestión mucho más confiable.

Por otro lado la centralización de archivos permite buscar infinidades de documentos tanto en las redes, carpetas diarias de trabajo y los archivos compartidos, agilizando considerablemente el trabajo. Este trabajo de organización y búsqueda es gracias al software inteligente que solo proporcionan los Sistemas de Gestión Documental.

Seguridad

Cuando se mantienen los documentos físicos almacenados en archivadores verticales se corren muchos riesgos. El documento se puede deteriorar, o aun peor que la información dentro no pueda ser recuperada. Ante este problema un gestor documental tiene la solución a la seguridad de los documentos, archivando de forma digital todos estos.

Además el DMS creará copias para que esta información (en caso de borrarla accidentalmente u otros accidentes) pueda seguir existiendo en el sistema. Por si fuera poco el sistema también da la posibilidad de compartir todos estos documentos a otras empresas a un sistema de respaldo, donde se tendrá garantía de la que información está asegurada en una nube.

Elige bien tu Sistema de Gestión Documental

Escoger un buen Sistema de Gestión Documental es un trabajo bastante tedioso, ya que se debe de analizar todos los pros y contras de un programa para su elección. Sin embargo, desde Alterida disponemos de nuestro propio software personalizado para cualquier empresa. Con nuestro software podrás digitalizar toda la información de la empresa y conseguir una oficina sin papel.

Algunos de los beneficios de obtener nuestro software son: la agilización para tramitar y consultar la información, reducción del impacto medio ambiental, seguridad para la conservación de los documentos, Incrementar la productividad de los empleados y controlar todos los procesos y tareas.

Cabe destacar que el software Alterida también ofrece muchas más ventajas con su programa. Este Software de Sistema de Gestión Documental permite:

  • Reconocer caracteres especiales
  • Reconocer códigos de barra
  • Reorganizar las páginas de un documento
  • Almacenar la información en carpetas
  • Tipificación automática
  • Gestión documental online
  • Generación de PDF doble capa

Empresas como: IDAE, BCU y Banco Fie se han unido al Software Alterida para solucionar muchos de los problemas que presentaron sus empresas. Estos problemas se solucionaron con éxito, aumentando la productividad y muchos riesgos que corrían al no haberse unido a un Sistema de Gestión documental.

Conoce más detalles sobre La oficina Sin papel. La solución de Alterida para los sistemas de gestión documental.

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¿Cómo conseguir el ahorro de papel en oficinas? https://alterida.es/ahorro-de-papel-en-oficinas/ https://alterida.es/ahorro-de-papel-en-oficinas/#respond Thu, 03 Dec 2020 12:21:53 +0000 https://alterida.es/?p=7499 El papel sigue siendo un consumo vital en espacios laborales. Si bien en la actualidad todo el mundo busca el ahorro de papel en oficinas y prescindir al máximo de documentos físicos. La verdad es que es una tarea complicada. Por otra parte, muchas personas no saben cómo hacerlo y sus acciones tienen repercusiones ambientales

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El papel sigue siendo un consumo vital en espacios laborales. Si bien en la actualidad todo el mundo busca el ahorro de papel en oficinas y prescindir al máximo de documentos físicos. La verdad es que es una tarea complicada. Por otra parte, muchas personas no saben cómo hacerlo y sus acciones tienen repercusiones ambientales y por supuesto económicas. Queremos hablarte un poco de cómo ahorrar papel en oficinas y la gestión de papel más eficiente.

Clases de papel que se utilizan en la oficina

El ahorro de papel en oficinas no siempre es tan sencillo como se piensa. Aun teniendo la voluntad de utilizar mucho menos papel, se hace necesario tener una cantidad sustancial de este dentro de la oficina. Estos son los tipos de papel oficina más comunes que te encontraras:

Offset

Se trata del papel más básico y clásico que encontraremos en las oficinas. Este se usa para impresión, es blanco y generalmente se adquiere en tamaño carta y oficio. Como se compra en grandes cantidades, es uno de los más económicos que hay. El papel para la impresora no puede faltar en cualquier empresa.

Post-it

En realidad Post-it es una marca registrada, aunque con este nombre se hace mención del papel adhesivo con el que se hacen las notas de recordatorio. Ya sea que se utilice adhesivo de esta u otra marca, las notas de recordatorio son muy importantes dentro de una oficina.

Cuadernos

Aunque parezcan relegados a la escuela, los cuadernos siguen formando parte de la papelería de oficina que se tiene que adquirir. Son un poco costosos y es impresionante la cantidad de estos que se consumen dentro de una oficina promedio. Aquí también podemos incluir esos cuadernos contables que aun en muchas oficinas se usan.

gestion y ahorro de papel en oficinas

Como mejorar el ahorro de papel en oficinas

Hay muchas buenas recomendaciones que pueden ayudarnos a reducir la cantidad de papel que se consume en una oficina. La primera de todas sin duda es utilizar el papel por los dos lados y de ser posible reciclar las piezas para utilizarlo lo más que sea posible.

Dentro de las posibilidades de cada miembro del equipo, hay que evitar imprimir documentos innecesariamente. Siempre que sea posible se tienen que almacenar los documentos y toda la información importante en formatos digitales. Los ordenadores y equipos móviles son la solución que permite ahorrar una buena cantidad de papel.

No obstante, hay que estar conscientes de que todas estas medidas son insuficientes para reducir al mínimo necesario el consumo de papel. Buena parte del papel que se utiliza en la oficina es por razón de trámites jurídicos y también comerciales que no pueden dejar de hacerse bajo ninguna circunstancia.

Justo por ello es que resulta necesario adquirir software especializado que pueda llevar los trámites físicos a un ordenador de la manera correcta. La mejor forma de ahorrar papel al máximo posible es comprar un software de gestión de documentos. Este garantizara legalidad, orden, responsabilidad medio ambiental y reducción de costos por motivo de adquisición de papel.

Quienes quieran llevar la reducción aún más lejos pueden optar por digitalizar completamente la empresa. Por supuesto, ello requiere una inversión inicial de software y hardware, así como también entrenamiento para los trabajadores. Aunque es difícil cambiar de hábitos está más que claro que el futuro es sin papel.

Consulta nuestra aplicación Oficina Sin Papel

Oficina sin papel Altérida

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Cómo ayuda un sistema de archivos durante el COVID https://alterida.es/sistemas-de-archivo-y-clasificacion-de-documentos-pdf/ https://alterida.es/sistemas-de-archivo-y-clasificacion-de-documentos-pdf/#respond Tue, 10 Nov 2020 06:05:24 +0000 https://alterida.es/?p=7398 Debido a este terrible virus, el cual ha ocasionado la pandemia y ha cambiado drásticamente el mundo y la forma en la que trabajamos, las empresas se han tenido que adaptar revolucionando muchos procesos de su actividad. Uno de los aspectos mas importantes de toda empresa son los sistemas de archivo y clasificación de documentos

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Debido a este terrible virus, el cual ha ocasionado la pandemia y ha cambiado drásticamente el mundo y la forma en la que trabajamos, las empresas se han tenido que adaptar revolucionando muchos procesos de su actividad. Uno de los aspectos mas importantes de toda empresa son los sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf que facilitan enormemente la gestión de documentación minimizando tiempo y pérdidas de información. Es lo que en Alterida llamamos la oficina sin papel.

Esa evolución lleva a muchas empresas hacia el camino de la digitalización. Debido a las múltiples restricciones sanitarias para tratar de frenar el virus muchas empresas están teniendo que realizar sus actividades por medio de internet, debido a que, facilita el trabajo desde los hogares y así mantienen seguros a sus empleados.  Una de las formas para facilitar el teletrabajo o trabajo desde casa es tener en las empresas sistemas de archivo y gestión de documentos pdf.

Estos sistemas son de gran ayuda para las empresas ya que administran y gestionan el almacenamiento de todos los documentos de la empresa de una forma totalmente digital. De este modo, la utilización de documentos se puede realizar una manera rápida y segura para los empleados de una empresa, además de facilitar la gestión y el guardado de estos documentos de forma online.

¿Qué es un sistema de archivos y clasificación de documentos?

Un sistema de archivos y clasificación de documentos trata de un software diseñado para la administración de documentos en forma digital.

Entre sus principales funciones esta la conservación de los documentos y la gestión de diferentes tipos de archivos de texto. Antes, existía problemas para la adecuada conservación de documentos importantes ya que requería un espacio especial para estos, lo que provocaba una perdida de espacio. Además era necesario tener un buen mantenimiento para disponer los documentos en buen estado. Esto ya no será más un problema ya que todos los documentos estarán guardados en la nube, un sistema de almacenamiento en Internet.

Por otro lado, este sistema aporta seguridad a la hora de guardar los documentos de una empresa ya que ofrece copias de seguridad para que no pierdas ningún documento importante, como por ejemplo, disponer de una carpeta virtual de expedientes de empleados.

Además, es posible organizar todos los documentos de la mejor forma posible. Pudiendo crear nuevos documentos y añadirlos al sistema, mover archivos de sitio, modificar algún documento si fuera necesario, renombrando carpetas o documentos y eliminando archivos duplicados, innecesarios o inservibles.

Por último, un sistema de archivos nos ofrece la ventaja de poder localizar archivos o documentos de una manera mucho más rápida y sencilla que si fueran documentos en físico, gracias al buscador de este sistema.

¿Cómo se clasifican los documentos dentro de una empresa?

Existen varias formar de clasificar u ordenar los documentos dentro de una empresa. La ventaja de contar con un sistema de clasificación de archivos es que podemos ordenar nuestros documentos de diversas maneras, como, por ejemplo:

  • Alfabéticamente: consiste en organizar los documentos utilizando las letras del alfabeto y el orden que estas ocupan en el mismo. Para esta forma, deberemos asignar una palabra principal al documento para poder ordenarlo en base a esa palabra alfabéticamente.
  • Numéricamente: se trata de asignar un número natural al documento para poder ordenarlo en orden ascendente o descendente. Lo ideal a la hora de utilizar este sistema es asignar un número perteneciente al documento como un número de factura, etc.
  • Cronológicamente: una clasificación de este tipo utiliza como referencia una determinada fecha del documento. Además, al ordenar cronológicamente los documentos se pueden agrupar en periodos más amplios como semanas, meses o años.
  • Geográficamente: este sistema sigue como criterio de ordenación una localización física referente en el documento. Esta localización puede ser desde: el domicilio de la persona jurídica o física, el lugar desde donde fue emitido, el lugar de entrega, etc.  Este sistema es útil para clasificar los documentos por países, regiones, provincias, poblaciones… En caso de que la empresa sea de gran tamaño.
  • Temáticamente: este tipo de sistema no es muy utilizado ya que requiere que el tema o asunto por el cual se va a clasificar sea realmente representativo del documento. En definitiva, esta clasificación funciona de tal forma que se le asigna al documento o archivo un tema por el cual después se clasificará.
  • Sistemas mixtos: por último, existe una forma de clasificar los documentos y es establecer combinaciones de sistemas anteriores. De esta forma se consigue una clasificación más efectiva. Algunos ejemplos de los sistemas mixtos son, la ordenación alfanumérica o la ordenación alfabética por temas o materias.

Los archivos. Clave en el proceso de digitalización de las empresas

Con la digitalización de las empresas, los sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf han evolucionado de manera que se han dejado atrás las actividades realizadas manualmente. Como ordenar filas y filas de documentos en archivadores o encontrar documentos antiguos guardados hace mucho tiempo. Estas actividades llevaban de mucho tiempo y esfuerzo. Con las nuevas tecnologías todo eso a cambiado, ahora es posible guardar, clasificar y gestionar todos los documentos de una empresa de manera totalmente digital.

imagen de sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf

¿Cómo se beneficia una empresa de un sistema de archivo y clasificación de documentos en pdf durante el COVID?

Debido a la crisis que atraviesa el mundo por el coronavirus, muchas empresas han buscado de reinventarse trabajando de forma virtual. No obstante, esto fue un duro proceso al comienzo, pues para muchas empresas era necesario dedicar mucho tiempo para poder tener acceso a documentación originalmente física. Esto les ocasionaba atrasos en proyectos y disminuía la productividad de los trabajadores y de la compañía.

A simple vista esto puede no ser tan grave. Pero gradualmente, afecta en la respuesta del servicio de atención al cliente y genera costes ocultos. Por suerte, con la digitalización de documentos por medio de un sistema de archivos les ahorra tiempo y esfuerzos en el futuro.

Esta es también una forma respetuosa de cuidar el medio ambiente, puesto que al trabajar con el internet no solo se facilita el acceso de la información en tiempo real, también ayuda a las empresas a disminuir el uso de papel.

Los sistemas de archivos, también nos da como beneficio el poder guardar información en bases de datos sin límite de espacio. De esta forma, la empresa puede tener acceso a esta documentación sin problema alguno ¡Sin importar en donde se encuentre!

En definitiva, si eres una empresa y todavía gestionas toda tu documentación de manera física, estás perdiendo tiempo, esfuerzo y por consiguiente dinero. Si quieres comenzar a ahorrar tiempo y adaptarte a las nuevas necesidades que han surgido y que seguirán surgiendo con el paso de tiempo es momento de digitalizarse y evolucionar tu empresa hacia el futuro mediante sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf.

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¿Qué es un gestor documental? https://alterida.es/gestor-documental/ https://alterida.es/gestor-documental/#respond Mon, 26 Oct 2020 09:00:00 +0000 https://alterida.es/?p=7360 Los sistemas de gestión documental o mejor conocidos como (DMS) “Documents Management System” por las siglas en ingles, son los sistemas encargados de administrar, almacenar y controlar los flujos de documentos. Es una gran forma de organizar tanto imágenes como documentos digitales en una ubicación centralizada. De esta manera se puede acceder de manera fácil

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Los sistemas de gestión documental o mejor conocidos como (DMS) “Documents Management System” por las siglas en ingles, son los sistemas encargados de administrar, almacenar y controlar los flujos de documentos. Es una gran forma de organizar tanto imágenes como documentos digitales en una ubicación centralizada. De esta manera se puede acceder de manera fácil y sencilla a ellos. Un gestor documental nos ayuda a clasificar y organizar cada uno de los documentos dentro de la empresa.

Los gestores documentales se consideran sistemas que se utilizan para realizar el seguimiento, almacenamiento y gestión de documentos. Estos son capaces de guardar registros de diversas funciones de cualquier documento creado o modificado por los usuarios.

Se considera una necesidad imperante el poder organizar la información de manera eficiente. Es por ello que los gestores documentales son la solución para gestionar electrónicamente los activos en papel de una forma segura, simple y flexible. Las llamadas oficinas sin papel son la opción más económica, fácil y rápida.

Los procesos que gestionan estos sistemas son ideales para que se asegure el cumplimiento de las leyes y normas que puedan regular los documentos que se almacenan. Los requerimientos demandan que se tenga una fácil trazabilidad de los documentos. De igual forma, es necesario que se tenga una capacidad de auditoría sobre los mismos. Esto debe ser posible sobre la aprobación, eliminación y modificación de los mismos.

gestor-documental-de-información-digital

¿Qué debe tener un gestor documental?

Al momento de escoger un gestor documental se debe tener en cuenta que el sistema cuente con algunas características principales básicas para asegurar la eficiencia del sistema. Las principales que debe tener en cuenta se mencionan a continuación:

  • Que pueda acceder tramitar y consultar de manera ágil y sencilla la información
  • Que logre reducir el impacto medio ambiental
  • Que incremente la productividad, así como el control de los procesos y las tareas
  • Que se pueda evitar la pérdida de los documentos, así como su consecuente deterioro
  • Que agilice y controle todos los procesos y tareas
  • Debe poner en práctica la cultura de la digitalización, así como la colaboración

Otras características fundamentales

Otras características que se consideran fundamentales para cualquier gestor documental son las siguientes:

Acompañamiento del proveedor

Le será necesario que la empresa que le implante su gestor de documentos le ayude a entender cómo se debe llevar a cabo la gestión de los diversos procesos documentales y la forma como estos pueden reducir los costos. También es necesario que la explicación sea entendida por todo aquel que vaya a manipular el gestor de documentos.

No tener interrupciones

Es fundamental la continuidad del negocio especialmente cuando se está en medio de medidas para la mejora de las operaciones. La implantación de un gestor de archivo documental se hace solo cuando se tenga la seguridad de que las operaciones no sufrirán ni siquiera un minuto de parada ni tampoco interrupciones en los flujos de trabajo.

Indexación inteligente

Sera necesario que el gestor de documentos que seleccione pueda ayudar a los empleados a que almacenen e indexen los documentos automáticamente y de manera completa en pocos segundos. Con un sistema de indexación inteligente se debe saber cómo son sus documentos utilizados. Además, debe saber cómo optimizar de forma automática el proceso de indexación.

Características de búsqueda potente

Lo ideal es que el gestor documental posea un motor de búsqueda lo suficientemente potente como para que le permita buscar mediante el contenido de sus documentos. De esta manera nos puede ofrecer resultados rápidos que le proporcione veloces recuperaciones de los documentos.

Interfaz sencilla e intuitiva

La interfaz del software que se use debe ser lo más sencilla y fácil de navegar posible a fin de que cualquiera lo pueda entender con el mínimo de esfuerzo. Recuerde que no todo el mundo posee la facilidad de entender la tecnología. Es por ello que es necesario que la interfaz sea intuitiva.

Que maximice la seguridad

Es necesario que el gestor que utilice puedan proporcionar un alto nivel de encriptación de los documentos y un acceso que se pueda basar en los roles. La forma de hacerlo es creando una jerarquía con las carpetas y con opciones que indique la privacidad de estas.

Gran capacidad para el escaneo de la documentación

Cuando el sistema solo le permite escanear un documento a la vez, será una tarea mucho más desalentadora y que puede ser una gran pérdida de tiempo. Es por ello que lo ideal es que el gestor documental le brinde la opción de poner documentos en cola.

¿Qué soluciona un sistema de gestión documental?

Con un sistema de gestión documental tendrá la oportunidad de resolver problemas tales como:

  • El reconocimiento de los caracteres
  • El reconocimiento de los códigos de barra
  • La generación de los PDF`s con doble capa
  • La tipificación manual y automática de los documentos
  • La reorganización de las hojas de los documentos
  • El almacenamiento en las carpetas o mejor conocidas como GED

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Digitalización de documentos ¿Cómo realizarla con éxito? https://alterida.es/digitalizacion-de-documentos/ https://alterida.es/digitalizacion-de-documentos/#respond Mon, 21 Sep 2020 09:11:00 +0000 https://alterida.es/?p=7296 La tecnología cada día avanza más y las extraordinarias herramientas que ofrece nos permiten mejorar nuestra calidad de vida. La tecnología es una excelente amigo para empresas y emprendedores ya que siempre permite ahorrar tiempo y maximizar el trabajo realizado. La gestión del papel se hace cada día más insostenible, tanto a nivel ecológico como

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La tecnología cada día avanza más y las extraordinarias herramientas que ofrece nos permiten mejorar nuestra calidad de vida. La tecnología es una excelente amigo para empresas y emprendedores ya que siempre permite ahorrar tiempo y maximizar el trabajo realizado. La gestión del papel se hace cada día más insostenible, tanto a nivel ecológico como organizacional, por lo que el software de digitalización de documentos nos brinda nuevas oportunidades para mejorar la productividad de la empresa.

La digitalización de documentos es una herramienta tecnológica que permite poder digitalizar todo tipo de documentos que están en papel físico y convertir nuestro espacio de trabajo en una oficina sin papel. Esto es una excelente ayuda para poder ahorrar tiempo buscando papeles importantes y espacio para almacenar documentos.

Esta es una herramienta que en la actualidad se debe convertir en una necesidad en todas las empresas. Ya que, para nadie es un secreto que, toda empresa por más pequeña que sea tienda almacenar muchos documentos.  Ya sean, facturas, recibos, lista de proveedores y todo el papeleo de administración y recursos humanos.

Al momento de buscar un documento importante puede ser una tortura conseguirlo. Es por esto la utilidad de la digitalización de documentos. Para realizarla solo necesitas tener los documentos en papel y encontrar un software de digitalización de documentos confiable.

Este es un proceso que no tomara mucho tiempo si se realiza con organización y esfuerzo. Realizarlo en tu empresa te garantizara una optimización  en todos los departamentos. Así podrás alcanzar mejores resultados en el mismo tiempo.

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¿En qué consiste la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso que permite poder trasladar todo tipo de documentos e información de una forma física a una digital. Esto permite que se pueda acceder a estos documentos desde una pc o Smartphone.

Esta es una herramienta que brinda comodidad a una empresa. Es por esto que debe ser una estrategia que no se puede ignorar. Si se busca mejorar resultados de producción y aumentar la comodidad en el ambiente laboral se debe acceder a la digitalización de documentos.

Este es un proceso sencillo y cómodo. Existen empresas capacitadas para realizar  la digitalización de documentos y también en la web se pueden encontrar software de digitalización documental. Luego de seccionar la opción más cómoda y factible para la empresa se debe tomar una decisión de cuáles son los documentos a digitalizar.

Se recomienda que estos documentos estén ordenados. Ya sea por departamentos o clasificados por importancia. Los documentos para poder ser digitalizados de manera óptima deben estar limpios para que no pueda afectar el proceso de digitalización.

Se debe tener un estándar de calidad y tener en cuenta que el documento se vea nítido para que sea fácil la lectura. Luego de esto puedes ordenar tus documentos digitales como más te guste.

Ventajas y beneficios de digitalizar tus documentos

La digitalización de documentos es una forma extraordinaria de trasformar y mejorar toda la documentación de una empresa. Normalmente toda empresa correctamente constituida suele almacenar muchos documentos importantes.

Documentos como inventarios, facturas, recibos y cartas son documentos que siempre se deben almacenar ya que son el respaldo de las transacciones de una empresa.

La digitalización de documentos permite poder eliminar esos lugares que se ocupan para almacenar documentos. A su vez también permite que sea mucho más sencillo para cualquier trabajador buscar el documento que necesite.

Un problema muy común al momento de archivar y almacenar un documento es el deterioro de estos. Un documento en papel está expuesto a mojarse, dañarse, romperse y con el pasar de los años deteriorarse. Por esto digitalizar los documentos nos brinda la oportunidad de resguardar la información.

Sin duda alguna una de las ventajas más importantes de la digitalización de documentos es el ahorro de tiempo y espacio. Esto permite que las empresas puedan tener un mejor desarrollo de sus actividades.

También aporta mucho más orden y organización a los diferentes departamentos de la empresa. Cuando un negocio decide implementar la digitalización de sus documentos empieza a experimentar distintos beneficios que ayudan en la mejora de la empresa y sus empleados.

  • Reducción de gastos en papel y materiales para almacenar documentos
  • Automatización de tareas comunes.
  • Resguardo y protección de documentos importantes
  • Fácil acceso y búsqueda de documentos
  • Información al alcance de todos.
  • Eliminar lugares para almacenar documentos

Alterida, empresa de digitalización de documentos

Alterida es una empresa que ofrece soluciones empresariales como la digitalización de documentos en busca da dar un impulso a las empresas. Especialozados en el desarrollo de soluciones empresariales brindamos resultados en el proceso de transformación digital de un negocio.

En Alterida encontraras un personal altamente capacitado con gran calidad humana y técnica que te guiara en la digitalización de tus documentos. Alterida brinda la seguridad y confianza de que el proceso de digitalizar documental  sea exitoso en la optimización y mejora de todos los procesos de la empresa.

Alterida es una empresa que cuenta con la mejor tecnología y equipos para que sus clientes puedan tener un excelente servicio al momento de digitalizar sus documentos.

Administra todos tus documentos con nuestro software digitalización de documentos.

En Alterida podrás encontrar el mejor software digitalización de documentos de la web. Es una herramienta que te permitirá mejorar las funciones de los empleados y a su vez aumentar la comodidad en el entorno laboral.

Nuestro software de digitalización de documentos trasforma tus documentos más importantes de papel de forma digital.

Podrás ahorrar tiempo buscando documentos para invertirlo en mejorar la producción o la atención al cliente. Si buscas un software de digitalización de documentos este te brinda comodidad, seguridad y confianza. Así tus documentos más importantes estarán seguros y organizados siempre.

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¿Qué es un software de digitalización? https://alterida.es/software-digitalizacion/ Tue, 07 Jul 2020 10:17:19 +0000 https://alterida.es/?p=7082 La entrada ¿Qué es un software de digitalización? se publicó primero en Altérida.

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Con el avance de la tecnología y la automatización de actividades laborales muchas empresas han tenido que ceder a la digitalización de documentos. Para nadie es un secreto que en las pequeñas y medianas empresas tienen un alto en manejo de documentos a diario. Un software de digitalización de documentos es la opción de pasar documentos de forma física a un formato digital. Esto ha permitido la optimización de trabajo en muchas empresas. Puedes documentar, archivar y almacenar documentos de forma digital. Digitalizar documentos permite iniciar procesos de negocio de forma más rápida y sencilla.

¿Cómo funciona el software de digitalización de documentos?

Digitalizar documentos es una forma magnifica de automatizar todas nuestras actividades dentro de una empresa. Es necesario saber con exactitud como funciona todo este proceso que aunque es sencillo puede ser un completo desastre sino lo hacemos correctamente. Es primordial mantener reunida toda la información que se desea digitalizar. Tratar de que no tengan arrugas o manchas. Cuidar que cada documento este en perfecto estado.

Proceso de digitalización

Habitualmente luego se procede a  utilizar el software de digitalización. Esto se puede realizar de forma manual. Luego con el uso de otras herramientas se pasa el documento a un formato de imagen. El software de gestión documental en este punto del proceso reconoce y almacena información presente en los documentos para luego usarla al momento de clasificarla o buscarla. Luego se procede a almacenar la información y se selecciona el formato en que se desea. Esto es para búsquedas y utilización de estos documentos en un futuro. Algunos softwares pueden clasificar, ordenar y guardar los documentos de forma automática.

Funciones del software de digitalización.

Un software para la digitalización de documentos es una innovadora herramienta que llego para revolucionar la vida empresarial y laboral. Es muy útil para ahorrar tiempo al momento de un negocio y para mejorar el rendimiento de los empleados. Antes de utilizar un software de digitalización es importante conocer alguna de sus funciones

Trasformar

Este tipo de software te permite trasformar documentos que están de forma física a un archivo completamente digital. Esto permite una organización y automatización de archivos, contenidos y documentos. También permite eliminar páginas en blanco, proteger archivos, encontrar archivos de forma rápida y  comprimirlos  para ahorrar espacio de almacenamiento.

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Ahorro

Empresas que requieren muchos documentos pueden llegar a invertir mucho espacio estructural en archivadores para inventarios, facturas o documentos privados. Un software para la digitalización de documentos te permite reducir todo este espacio a un formato completamente digital. Donde puedes guardar y archivar tus documentos en carpetas en cualquier ordenador o en la nube.

Se ahorra mucho tiempo en trasladar documentos. Muchas empresas que cuentan con varias sucursales pueden presentar problemas de necesitar un documento y que este se encuentre en otra cede. Al digitalizar documentos podrás tener acceder a ellos de forma rápida y sin moverte de tu lugar de trabajo.

Optimización y eficiencia del software de digitalización

Permite acelerar procesos de producción, almacenamiento y atención al cliente. Los empleados podrán invertir el tiempo en incrementar la efectividad de la empresa y  mejorar ganancias y no en resolver problemas de papeleo. La digitalización de documentos permite eliminar muchos trabajos que se han realizado por muchos años de forma manual. Un software de digitalización permite la automatización de trabajos engorrosos como facturas, balances general, pedidos o presupuestos.

Permite a los empleados que trabajen en áreas como administración o recursos humanos encontrar con facilidad un documento. Un software para digitalización de documento permite que se pueda archivar y clasificar todo tipo de documentos. La información como pautas, sanciones, memorándums y cartas de despido puede llegar de forma inmediata a cada empleado sin necesidad de enviar el documento en físico.

Digitalizar documento ayuda a la seguridad y protección de informaciones importantes y confidenciales que están propensos a ser robados o destruidos. Es importante que toda empresa que maneja documentos y archivos de este tipo digitalice sus documentos. Ya sea información propia de la empresa o información del cliente es esencial que esta esté segura.

¿Qué ventajas tiene digitalizar documentos?

  • Reduce considerablemente el tiempo y dinero que se puede invertir en una gestión de información de una empresa.
  • Previene los errores, deterioro y pérdida de documentos.
  • Elimina la inversión de espacios estructurales para almacenar documentos.
  • Ordena y clasifica información.
  • Seguridad y protección a documentos de carácter confidencial.
  • Reduce costos en trasportar documentos, todo puede ser de forma digital.
  • optimiza de forma eficaz la productividad de los empleados.
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