Portal del Empleado del IDAEAdministraciones Públicas
El IDAE, a través de la implantación de un “Portal de Empleados”, consigue una mayor claridad y control de sus procesos operativos, reducción de costes, así como una mayor adaptabilidad, flexibilidad y rapidez a los cambios de las necesidades operacionales de sus empleados.
Necesidad
El IDAE organismo público perteneciente al Ministerio de Transición Ecológica, busca contribuir a los objetivos de España en materia de mejora de la eficiencia energética, energías renovables y otras tecnologías bajas en carbono. En este sentido, lleva a cabo acciones de difusión y formación, asesoramiento técnico, desarrollo de programas específicos y financiación de proyectos de innovación tecnológica y de carácter replicable.
La actual era de “Transformación Digital”, la aparición de nuevas necesidades del modelo de negocio, y la necesidad de cumplir con éxito las obligaciones impuestas en el marco de las obligaciones y requerimientos, demandados especialmente por, la Comisión Europea, junto con la obsolescencia de los sistemas de información existentes en el IDAE, llevó a este a abordar un proyecto de renovación y transformación tecnológica y de procesos integral y holística.
Una vez implantado el sistema central basado en SAP4 HANA para los procesos de Contratación, Compras y Económico-Financiero, era imprescindible, poner el foco en una solución que permitiera la automatización de procesos de negocio de manera transversal e integrada con los nuevos sistemas de la organización, con la que poder interactuar desde diferentes canales y mecanismos de entrada y todo ello de una manera ágil, flexible, rápida y controlada. Todo ello motivado, por los continuos cambios en su modelo y operativa de negocio.
Para cubrir estos objetivos se estableció la necesidad de implantar, en una primera fase, un “Portal del empleado”, por la naturaleza transversal de sus procesos, estableciendo como objeto del alcance los procesos de:
- Gestión de viajes de los empleados
- Gestión de solicitudes de vacaciones.
- Gestión de partes de trabajo – Imputación a proyectos.
Principales características
- Solución flexible y totalmente parametrizable.
- Integrado con SAP4 HANA y con DIGITEK
- Extensible a nuevos procesos y funcionalidades.
- Estructura jerárquica y perfiles de acceso.
- Perfiles de acceso parametrizables.
- Gestión de reglas de negocio parametrizables.
- Gestión electrónica de documentos.
- Permite la firma digital de datos y documentos.
- Gestión por indicadores (KPIs).
- Interface gráfica parametrizable.
- Modificaciones rápidas y de bajo costo.
- Mecanismo real-time de alertas y atrasos
- Listas de pendientes y control de plazos
- Auditoría total de la información.
- Basada en tecnología de BPM y SOA.
Solución
Mediante los servicios y soluciones de “Transformación Digital” de Altérida, se implantó el “Portal del Empleado”, desarrollado sobre APIA BPMS, y totalmente adaptado a las necesidades del IDAE.
Dicha solución se implementó en 4 meses y consistió en la re-ingeniería, automatización, Integración, implantación y gestión del cambio de los procesos:
- Gestión de solicitudes de viajes
- Gestión de anticipos y gastos de viajes
- Gestión de solicitudes de vacaciones
- Gestión de Imputación horas a proyectos.
Principales beneficios
Gracias a la implementación de esta solución el IDAE logró:
- Homogenización de sistemas y en la realización de tareas.
- Mejora en la usabilidad y experiencia del usuario mediante una reducción en la complejidad de las tareas.
- Gestión de notificaciones a los empleados.
- Mejora en los tiempos de realización de tareas.
- Mayor control, trazabilidad y transparencia al disponer una completa información de gestión al instante e integrada.
- Reducción del coste de puesta en producción e implantación ya que se reducen en un 80% los desarrollos.
- Monitorización de los procesos de forma rápida y fácil, permitiendo definir modificaciones y realizar su modelado.
- Una centralización y facilidad de mantenimiento, con la consiguiente mejora y reducción del número de errores.
Gracias a la solución de “Portal del Empleado” de Altérida, hemos logrado en esta primera fase un sistema homogéneo y acoplado con el resto de sistemas vigentes en la organización, mejorado la eficiencia operativa, mayor control, trazabilidad y transparencia.
