¿Cómo conseguir el ahorro de papel en oficinas?

El papel sigue siendo un consumo vital en espacios laborales. Si bien en la actualidad todo el mundo busca el ahorro de papel en oficinas y prescindir al máximo de documentos físicos. La verdad es que es una tarea complicada. Por otra parte, muchas personas no saben cómo hacerlo y sus acciones tienen repercusiones ambientales y por supuesto económicas. Queremos hablarte un poco de cómo ahorrar papel en oficinas y la gestión de papel más eficiente.

Clases de papel que se utilizan en la oficina

El ahorro de papel en oficinas no siempre es tan sencillo como se piensa. Aun teniendo la voluntad de utilizar mucho menos papel, se hace necesario tener una cantidad sustancial de este dentro de la oficina. Estos son los tipos de papel oficina más comunes que te encontraras:

Offset

Se trata del papel más básico y clásico que encontraremos en las oficinas. Este se usa para impresión, es blanco y generalmente se adquiere en tamaño carta y oficio. Como se compra en grandes cantidades, es uno de los más económicos que hay. El papel para la impresora no puede faltar en cualquier empresa.

Post-it

En realidad Post-it es una marca registrada, aunque con este nombre se hace mención del papel adhesivo con el que se hacen las notas de recordatorio. Ya sea que se utilice adhesivo de esta u otra marca, las notas de recordatorio son muy importantes dentro de una oficina.

Cuadernos

Aunque parezcan relegados a la escuela, los cuadernos siguen formando parte de la papelería de oficina que se tiene que adquirir. Son un poco costosos y es impresionante la cantidad de estos que se consumen dentro de una oficina promedio. Aquí también podemos incluir esos cuadernos contables que aun en muchas oficinas se usan.

Como mejorar el ahorro de papel en oficinas

Hay muchas buenas recomendaciones que pueden ayudarnos a reducir la cantidad de papel que se consume en una oficina. La primera de todas sin duda es utilizar el papel por los dos lados y de ser posible reciclar las piezas para utilizarlo lo más que sea posible.

Dentro de las posibilidades de cada miembro del equipo, hay que evitar imprimir documentos innecesariamente. Siempre que sea posible se tienen que almacenar los documentos y toda la información importante en formatos digitales. Los ordenadores y equipos móviles son la solución que permite ahorrar una buena cantidad de papel.

No obstante, hay que estar conscientes de que todas estas medidas son insuficientes para reducir al mínimo necesario el consumo de papel. Buena parte del papel que se utiliza en la oficina es por razón de trámites jurídicos y también comerciales que no pueden dejar de hacerse bajo ninguna circunstancia.

Justo por ello es que resulta necesario adquirir software especializado que pueda llevar los trámites físicos a un ordenador de la manera correcta. La mejor forma de ahorrar papel al máximo posible es comprar un software de gestión de documentos. Este garantizara legalidad, orden, responsabilidad medio ambiental y reducción de costos por motivo de adquisición de papel.

Quienes quieran llevar la reducción aún más lejos pueden optar por digitalizar completamente la empresa. Por supuesto, ello requiere una inversión inicial de software y hardware, así como también entrenamiento para los trabajadores. Aunque es difícil cambiar de hábitos está más que claro que el futuro es sin papel.

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