7 pasos para elaborar un plan de comunicación de empresa

En la actualidad la comunicación se ha convertido en una pieza clave para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Ya sea un pequeño emprendimiento o una empresa multinacional, siempre se necesitara un plan de comunicación.

Toda empresa que quiera mantenerse vigente e innovadora aun con el pasar de los años, requiere un buen plan de comunicación. Es necesario que se utilice de manera organizada los métodos y herramientas que se usaran para tener contacto con el público o clientes. Los objetivos de la empresa deben ir de la mano con los valores que caracterizan a la organización.

Si se busca un mayor crecimiento de la empresa, es  necesario evaluar y estudiar el tipo de clientes al que ira dirigido el producto o servicio. Un plan para tener una comunicación eficaz requiere organización.

Si buscas hacer un plan de comunicación que sea satisfactorio e innovador, continua leyendo este post. Aquí te daremos toda la información para realizar un buen plan de comunicación para tu organización.

¿Qué es un plan de comunicación?

Este es un término que se conoce muy poco, pero que es imprescindible para cualquier organización. Un plan de comunicación es un es la recopilación de los métodos, ideas y herramientas en las que una empresa se debe guiar para comunicarse con su público y empleados de manera eficiente y exitosa, mejorando su funcionabilidad y ganancias.

Se eligen los objetivos que se buscan y quieren lograr. También proporciona el orden y el tiempo en que se deben realizar las actividades para lograr los objetivos. El plan de comunicación puede ser dirigido a distintos públicos, así que existen dos tipos de plan de comunicación que son:

Plan de comunicación interna: Este es un plan que se ejecuta en la parte interior de una empresa, es decir, en los empleados. Se ejecutan una variedad de hechos que ayudan a mejorar la comunicación de empleados, aumenta el ambiente laboral sano y los empleados están informados y comprometidos con la visión de la empresa

Plan de comunicación externa: Son las diferentes acciones que se realizan con el objetivo de crear interés del público hacia la organización. Se mejora la imagen de la marca y todo lo que tenga relación con la visibilidad de la empresa en el exterior.

El objetivo es que tanto los accionistas, consumidores y proveedores puedan sentirse satisfechos con la comunicación con la empresa. Esto ayuda considerablemente a que la organización sea mucho más conocida. Para que la comunicación externa funcione, es fundamental que la comunicación interna sea exitosa.

Lo ideal es que la organización proyecte una imagen que logre que los clientes se fidelicen y estén satisfechos. Esto se puede lograr por medio del uso de herramientas como es el uso de Redes sociales y también el mejoramiento de la imagen física de las instalaciones y empleados.

Pasos para elaborar el plan de comunicación:

Un plan de comunicación ayuda a optimizar el mensaje que la organización busca trasmitir al público en general. Se implementan acciones que permitan que los empleados y los clientes puedan conocer por completo la organización.

El plan de comunicación aporta a una empresa organización y maximiza el aprovechamiento de sus recursos humanos y material .Si buscas realizar un plan de comunicación en tu empresa, aquí te explicamos los pasos que debes de seguir para lograrlo.

1.     Análisis interno y externo del plan de comunicación de la empresa

Se le conoce como contextualización al análisis interno y externo que se realiza a una empresa. Se necesitan datos, estudios e investigaciones estadísticas a las que se les aplican herramientas para mejorar la información. Así se conoce por completo el funcionamiento de la empresa y también el mercado en el que se está trabajando

Análisis Interno

Es necesario realizar un análisis a todo lo relacionado con la organización. Se debe evaluar el funcionamiento desde los empleados que están en el nivel estratégico (supervisores, gerentes) hasta los empleados del nivel operativo (obreros, supervisores de primera línea). Esto ayudara a poder tener una idea más clara de las posibles fallos y virtudes de la organización.

Realizando un análisis interno se puede conocer las debilidades y fortalezas de la empresa. También se puede conocer de una manera más clara los errores y oportunidades que se tienen en el mercado. Para esto se utiliza una metodología muy útil y necesaria que se le conoce como análisis DAFO.

Este es un análisis de mucha utilidad porque permite percatarse de los factores internos (Debilidades y fortalezas) y también de las acciones externas (amenazas y oportunidades) que pueden estar afectando o ayudando al rendimiento de una empresa.  Esta metodología ayudara a mejorar el plan de comunicación y a aclarar la situación de la empresa.

Análisis externo

Este es un análisis y estudio que se hace al mercado externo en el que se desenvuelve la empresa. Se estudia la condición del mercado donde se trabaja, cuales son las organizaciones que son competencia, cual es el proceder del mercado y mucho más.

Para hacer todo este trabajo habitualmente se contrata una empresa especializada. Ya que, se debe hacer un proceso de investigación y análisis de información que puede llevar tiempo, lo ideal es que la empresa busque apoyo. Así los resultados serán óptimos y efectivos. El principal objetivo es conocer por completo el entorno de la empresa.

2.     Definición de Objetivos

En este punto del plan de comunicación hay que crear y diseñar los objetivos. Este es uno de los pasos más importantes y del que dependerá todo el plan de comunicación. De la buena elección de los objetivo es que se determinara la eficiencia en que se ejecutara el plan.

Para saber reconocer y seccionar un buen objetivo se recomienda utilizar la Metodología SMART como apoyo. Este será un indicativo de que los objetivos pueden funcionar. Para que los objetivos se cumplan con la regla SMART deben ser:

• Specific (específico)
• Measurable (medible)
• Achievable (alcanzable)
• Result-oriented (Relevante)
• Time-limited (con un tiempo determinado)

Algunos ejemplos de los objetivos en un plan de comunicación son:

• Incrementar mis seguidores en todas mis redes sociales
• Lograr que mi marca obtenga mayor visibilidad: alcanzar que haya una mayor propaganda en los canales sociales sobre la empresa y el bien o servicio que ofrece.
• Mejorar la interacción con la comunidad de mis redes sociales

Los objetivos deben ir de la mano con los recursos disponibles que tiene una organización. Se recomienda que el plan no exceda el límite de cuatro objetivos. Ya que, mientras más objetivos sean los objetivos, mucho más complejo será el plan de realizar.

3.     Definición del público objetivo

¿Cuál es el público al que nos dirigimos? ¿Quién es nuestro público con criterio? ¿Cuál es el rango de edad? ¿En qué entorno laboral se desempeñan? ¿Hombres o mujeres? ¿Qué nivel económico tiene? ¿Dónde están domiciliados? ¿Qué les gusta? ¿Cómo se entretienen? ¿En que invierten su tiempo libre? Estas pueden ser algunas de las preguntas que quedan en un proceso de incógnita a medida que se va realizando el plan de comunicación.

Es necesario que tengamos claro es el público que buscamos atrapar con la organización. Se debe conocer de manera concreta al público objetivo y también los medios que utilizan en su día a día para comunicarse. Luego de este estudio es que se puede definir el tipo de tono, mensaje y canal que se utilizara para llegar al público

 ¿Qué utilidad tiene usar una red social como integran donde el 70% de su público tiene un rango de edad entre los 16 y 34 años, si el público al que nos dirigimos tiene un promedio de edad de 50 años a los 70 años? Quizás nuestro público objetivo al ser de esta edad preferiría un medio de comunicación no tan moderno como lo es la radio.

Se debe economizar los esfuerzos y recursos con el objetivoprincipal de obtener resultados óptimos, eficaces y que sean de utilidad.

4.     Definición del Mensaje y el canal a utilizar

Lo más importante es este punto, el mensaje. Esto es lo que buscamos trasmitir al público. Aquí se establece el tono y estilo del mensaje para que la comunicación con el público sea la correcta. Se debe tomar en cuenta algunas características importantes para que el mensaje sea efectivo.

• Un mensaje claro, directo y sin rodeos.
• Se debe evitar cometer errores ortográficos y gramaticales
• El lenguaje del mensaje debe ser adaptado al público al que nos dirigimos (Idioma, lenguaje formal o informal)
• Debe ser un tono que vaya acorde con el público y con los objetivos que se han trazado. Ejemplo: Alentador, confrontador, informativo.
• El mensaje debe ir en armonía con las necesidades y deseos del público al que se quiere conquistar.

Luego del análisis de los puntos anteriores y al obtener los resultados, se debe seleccionar el canal por el cual habrá la comulación con el público. Dependiendo de los resultados se seleccionara los canales. La elección de un canal de comunicación puede determinar el éxito o fracaso de los objetivos trazados. Algunos de los grupos de canales de comunicación más usados son:

• Canales de comunicación tradicionales
• Prensa escrita e impresa
• Revistas especialistas
• Radio y TV
• Actividades y eventos sociales con el público
• Vallas publicitarias, mobiliario y carteles
• Canales de comunicación con uso de internet
• Páginas web
• Blog y foros online
• Medios sociales
• Correo electrónico y boletines

5.     Recursos Disponibles (Tiempo y Presupuesto)

Antes de iniciar y aplicar un plan de comunicación debemos tomar en cuenta los recursos humanos y materiales que dispone la organización. También se debe establecer cuanto de los recursos serán destinados para cada una de las acciones que se deben ejecutar para lograr los objetivos planteados.

Este es un paso que se debe ejecutar con detenimiento y paciencia para que la repartición de recursos sea acertada y efectiva, es necesario que se establezca:

• Presupuesto económico que se va a repartir
• Recursos humano necesario para cada actividad
• Métodos para alcanzar los recursos para ejecutar el plan de comunicación

6.     Plan de acción (Planificación, cronograma y desarrollo de la estrategia).

Luego de haber evaluado el mercado, establecido los objetivos que se desean alcanzar, estudiar el público, establecer el mensaje, seleccionado los canales, evaluado y establecido los recursos y presupuesto disponible, se debe ejecutar las acciones que se seleccionaron para cumplir los objetivos que se habían trazado. Se debe elegir correctamente las acciones que ayudaran a lograr el plan de comunicación.

Un ejemplo de esto seria. “Incrementar los seguidores de mis redes sociales”

Acciones a ejecutar:

• Facebook
• Realizar publicaciones diarias que puedan despertar el interés de mis seguidores
• Utilizar Facebook Ads para promocionar las publicaciones y así poder llegar a otros usuarios y hacer crecer mi comunidad.

Luego de establecer los objetivos y plantear las acciones a realizar para alcanzarlos, es necesario establecer el tiempo. Es necesario acordar un tiempo específico en el que se deben efectuar los objetivos. A cada actividad que se decida realizar se le debe dar un tiempo en el calendario. Establecer la duración y la regularidad en que se realizaran las actividades. Se debe ser puntual y especifico.

Es necesario que en este punto se responda las preguntas ¿Qué vamos a hacer?, ¿cuándo lo vamos a hacer?, ¿cuánto tiempo lo vamos a hacer? Se pueden usar herramientas como google calendar para poder agendar cada una de las actividades.

7.     Evaluación de los resultados

Luego de haber realizado los últimos 6 pasos, lo más importante es saber si ha dado resultado todo el esfuerzo realizado. Se debe medir y evaluar los resultados que dieron cada una de las acciones. Así se sabrá si los objetivos fueron logrados o no. De no lograr los objetivos planteados se debe hacer una evaluación en retrospectiva para conocer en qué punto del plan se falló.

Puede ser,  haber colocado objetivos muy ambiciosos, haber establecido un tiempo claro, mala distribución de los recursos, selección de canales incorrecta y muchos más. Lo primordial es lograr y alcanzar los objetivos trazados para así poder alcanzar el plan de comunicación con éxito.

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