¿Qué es y cómo sacar partido a la gestión de archivos?

¿Qué es un sistema de gestión de archivos?

Un sistema de gestión de archivos es un software o varios de ellos, que permiten la dirección, revisión y clasificación de los documentos de toda una organización. A través de estos sistemas se pueden llevar acabo ciertas actividades por parte de los usuarios, tales como:

• Elaborar un archivo, teniendo la opción de cambiar su nombre, establecer el espacio que ocupará dicho archivo e incluso hasta puede escribir en el documento creado.
• Eliminar el registro, de esta manera el espacio de almacenamiento del mismo será liberado.
• Realizar la acción de editar el archivo, pudiendo cambiarle el nombre.

Importancia de la gestión  de archivos para mi empresa

Un sistema de gestión documental es importante para tu empresa, pues te ayuda a optimizar el almacenamiento, reproducción y eliminación de la información de dicha organización. En la nueva era tecnológica estos sistemas te permiten digitalizar en su totalidad los archivos que posees de tu compañía y así  poder acceder fácilmente a los documentos que deseas.

La privacidad y el manejo de información confidencial siempre será de vital importancia para las corporaciones. Los sistemas digitales solo permiten el acceso a las personas autorizadas y clasifican los datos por rango. Ningún usuario podrá acceder a información que no sea concerniente al departamento de la empresa donde desempeña sus funciones.

El software de archivos digital es una herramienta sumamente útil al momento de tener seguros todos los datos sensibles de tu empresa, pues gracias a su sistema de seguridad, protegen la información en caso de ataques cibernéticos.

La importancia de la gestión documental engloba mucho más que los puntos anteriores. En ocasiones la organización requiere información necesaria para salir adelante en algún inconveniente fiscal, administrativo o judicial. Por lo anterior es necesario contar con un buen software de gestión documental, que te permita acceder a datos de las operaciones previas a ese momento. 

Ventajas y beneficios de la gestión de documentos

En la actualidad cada ámbito de nuestras vidas se relaciona con el avance tecnológico que existe.  Este avance nos permite ser más eficiente y ahorrar tiempo en distintos campos de la vida cotidiana. La digitalización ha cambiado la manera de realizar las compras, la forma de comunicarnos y mantenernos conectados con otros.

El trabajo no ha sido la excepción, cada vez más son las empresas que están digitalizando su documentación y llevando un sistema de gestión de archivos. Con ello aseguran grandes ventajas para su organización cuanto a información se trata.

Las principales ventajas

• Es más controlado el acceso a la información, es decir, está clasificada por rango. No todos los departamentos de la empresa tienen porque consultar toda la información disponible. Para los gerentes de la entidad es beneficioso, pues al alcance de un clic tendrán los archivos que requieran.
• Un mismo software contiene todos los archivos de la empresa. Esto permite el ahorro de tiempo al personal a la hora de buscar un documento. Todo lo podrá encontrar en el mismo lugar sin necesidad de consultar diversos archivos y carpetas.
• A través de un sistema de gestión de documentos se pueden realizar respaldos de la información guardada, sin riesgo de perder datos importantes para la empresa. Por otra parte por el sistema de seguridad del software se evita el robo de información confidencial.
• La productividad se ve afectada de manera positiva con este software de gestión. No se puede olvidar que el tiempo invertido en archivar documentos, imprimir y hasta fotocopiar, es tiempo que se  puede utilizar por parte del personal para hacer un trabajo de mayor calidad en su área.
• Disminuyen gastos de impresión, fotocopiado y además se ahorra todo el espacio que ocupan los archivadores con toda la documentación de la organización.
• Los sistemas de gestión de archivos permiten guardar la información por el tiempo que desees. Estos archivos no sufren ningún tipo de deterioro como los de papel. Siempre se tendrán documentos de calidad y en las mejores condiciones.
• Se evita la pérdida y extravío de documentos, pues se encuentran todos en el mismo programa. Además existe la posibilidad de poder recuperar algún dato que se haya eliminado.

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