¿Qué es un gestor documental?

Los sistemas de gestión documental o mejor conocidos como (DMS) “Documents Management System” por las siglas en ingles, son los sistemas encargados de administrar, almacenar y controlar los flujos de documentos. Es una gran forma de organizar tanto imágenes como documentos digitales en una ubicación centralizada. De esta manera se puede acceder de manera fácil y sencilla a ellos. Un gestor documental nos ayuda a clasificar y organizar cada uno de los documentos dentro de la empresa.

Los gestores documentales se consideran sistemas que se utilizan para realizar el seguimiento, almacenamiento y gestión de documentos. Estos son capaces de guardar registros de diversas funciones de cualquier documento creado o modificado por los usuarios.

Se considera una necesidad imperante el poder organizar la información de manera eficiente. Es por ello que los gestores documentales son la solución para gestionar electrónicamente los activos en papel de una forma segura, simple y flexible. Las llamadas oficinas sin papel son la opción más económica, fácil y rápida.

Los procesos que gestionan estos sistemas son ideales para que se asegure el cumplimiento de las leyes y normas que puedan regular los documentos que se almacenan. Los requerimientos demandan que se tenga una fácil trazabilidad de los documentos. De igual forma, es necesario que se tenga una capacidad de auditoría sobre los mismos. Esto debe ser posible sobre la aprobación, eliminación y modificación de los mismos.

¿Qué debe tener un gestor documental?

Al momento de escoger un gestor documental se debe tener en cuenta que el sistema cuente con algunas características principales básicas para asegurar la eficiencia del sistema. Las principales que debe tener en cuenta se mencionan a continuación:

• Que pueda acceder tramitar y consultar de manera ágil y sencilla la información
• Que logre reducir el impacto medio ambiental
• Que incremente la productividad, así como el control de los procesos y las tareas
• Que se pueda evitar la pérdida de los documentos, así como su consecuente deterioro
• Que agilice y controle todos los procesos y tareas
• Debe poner en práctica la cultura de la digitalización, así como la colaboración

Otras características fundamentales

Otras características que se consideran fundamentales para cualquier gestor documental son las siguientes:

Acompañamiento del proveedor

Le será necesario que la empresa que le implante su gestor de documentos le ayude a entender cómo se debe llevar a cabo la gestión de los diversos procesos documentales y la forma como estos pueden reducir los costos. También es necesario que la explicación sea entendida por todo aquel que vaya a manipular el gestor de documentos.

No tener interrupciones

Es fundamental la continuidad del negocio especialmente cuando se está en medio de medidas para la mejora de las operaciones. La implantación de un gestor de archivo documental se hace solo cuando se tenga la seguridad de que las operaciones no sufrirán ni siquiera un minuto de parada ni tampoco interrupciones en los flujos de trabajo.

Indexación inteligente

Sera necesario que el gestor de documentos que seleccione pueda ayudar a los empleados a que almacenen e indexen los documentos automáticamente y de manera completa en pocos segundos. Con un sistema de indexación inteligente se debe saber cómo son sus documentos utilizados. Además, debe saber cómo optimizar de forma automática el proceso de indexación.

Características de búsqueda potente

Lo ideal es que el gestor documental posea un motor de búsqueda lo suficientemente potente como para que le permita buscar mediante el contenido de sus documentos. De esta manera nos puede ofrecer resultados rápidos que le proporcione veloces recuperaciones de los documentos.

Interfaz sencilla e intuitiva

La interfaz del software que se use debe ser lo más sencilla y fácil de navegar posible a fin de que cualquiera lo pueda entender con el mínimo de esfuerzo. Recuerde que no todo el mundo posee la facilidad de entender la tecnología. Es por ello que es necesario que la interfaz sea intuitiva.

Que maximice la seguridad

Es necesario que el gestor que utilice puedan proporcionar un alto nivel de encriptación de los documentos y un acceso que se pueda basar en los roles. La forma de hacerlo es creando una jerarquía con las carpetas y con opciones que indique la privacidad de estas.

Gran capacidad para el escaneo de la documentación

Cuando el sistema solo le permite escanear un documento a la vez, será una tarea mucho más desalentadora y que puede ser una gran pérdida de tiempo. Es por ello que lo ideal es que el gestor documental le brinde la opción de poner documentos en cola.

¿Qué soluciona un sistema de gestión documental?

Con un sistema de gestión documental tendrá la oportunidad de resolver problemas tales como:

• El reconocimiento de los caracteres
• El reconocimiento de los códigos de barra
• La generación de los PDF`s con doble capa
• La tipificación manual y automática de los documentos
• La reorganización de las hojas de los documentos
• El almacenamiento en las carpetas o mejor conocidas como GED