¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Con el paso de los años la información que controlan las empresas ha ido creciendo exponencialmente hasta tal punto que los sistemas de almacenamiento convencionales se han quedado obsoletos. Debido a que hoy en día se torna más difícil administrar cada archivo de forma manual, un sistema de gestión documental ayuda a administrar cada archivo que también debe ordenar todo tipo de documentos como:

• Las facturas
• Formularios
• Acuerdos
• Actas
• Expedientes
• E incluso las imágenes de cada documento, entre otras.

Debido a que la información empresarial es la columna vertebral de la empresa se ha creado el DMS Document Management System. Este es un software que posee la tecnología idónea para ser capaz de gestionar una base de datos con programas integrados. Con esto, dicho software digitalizará, archivará, organizará y almacenará todo tipo de documentos que se encuentre en dicha base de datos.

De esta manera el Sistema de Gestión Documental se ha vuelto una pieza clave en la gestión documental de las empresas, ya que permite el control de la entrada y salida de cada archivo, pero también realiza acciones más complejas como el  analizar el documento exhaustivamente para relacionarlos con otros y cubrir la vida útil de cada documento.

Cabe destacar que ahora con la gestión documental también será posible guardar mucha más información actual como es el caso de archivos multimedia, tales como: vídeos, videoconferencias, imágenes, audios, cada contacto digital, entre otras digitalizaciones.

¿Cuándo es recomendable usar un Sistema de Gestión Documental?

Todas las compañías poseen una gran cantidad de información y toda esa información es importante para cada una de las empresas. Por lo tanto, tener un Software de Gestión Documental siempre será necesario debido a que se encargará de administrar de manera inteligente toda la base de datos. Además, respaldará cada archivo cuidando así al máximo toda la información empresarial.

Un Software DMS será capaz de automatizar todo el proceso administrativo para una fácil detección de cada documento ya digitalizado. Entre otros aspectos, un Sistema de Gestión Documental se encargará de:

• Diagnosticar los documentos
• Identificar las necesidades empresariales
• Formular todos los pasos que se deben de seguir
• Definir las fases de la ejecución administrativa
• Señalar los programas que se encargarán del proceso
• Enlazar la planificación con la administración

¿Cuáles son las ventajas de tener un Sistema de Gestión Documental?

Un dato muy importante a la hora de contratar un Sistema de Gestión Documental es que mientras mayor sea la digitalización de los documentos, mayores beneficios o ventajas se podrá obtener debido a que se tendrá más control sobre los archivos.

Las ventajas que esto traerá son muchas y dependerá del software escogido. Sin embargo, los beneficios generales que brinda de un Sistema de Gestión Documental son:

Digitalización de los documentos:

Como en puntos anteriores ya mencionados la digitalización de los documentos es importante, debido a que se ahorra mucho tiempo, espacio e incluso reduce a gran escala los errores que se pueden presentar en los documentos.

Ahora bien, para digitalizar todo el contenido a un DMS es imprescindible contar con escáner, quien será el responsable de digitalizar todos los documentos para así ser transportados al “corazón” del Sistema de Gestión Documental. Este procedimiento es algo tedioso, sin embargo será un esfuerzo por un bien aun mayor porque cada documento ahora se encontrara en forma digital, es decir a un clic de distancia.

Los documentos digitalizados se suben automáticamente si se encuentran en formato XML, cuando el documento se encuentra en distintos formatos como PDF, Doc, entre otros, se deben de convertir con un programa específico. Pero la mayoría de los casos siempre se hace a través de un escáner, si se tienen facturas también debe de tenerse un programa específico que lea los caracteres ópticos dentro del DMS.

La digitalización de documentos tiene otros sub-beneficios que lo caracterizan y le dan muchas ventajas como por ejemplo:

• Reducción de los archivos duplicados
• Intercambio de información  XML con otras empresas que lo ameriten
• Ahorro de tiempo a la hora de la búsqueda de un archivo, se consigue con solo insertar la palabra clave del documento.

Centralización de archivos y concesión de permisos:

Un Sistema de Gestión Documental organiza y almacena todos los archivos de una empresa, incluyendo todos los trabajos diarios. Este gran sistema permite a su vez una concesión de permisos al programa a aquellos empleados que la empresa desee, para llevar una gestión mucho más confiable.

Por otro lado la centralización de archivos permite buscar infinidades de documentos tanto en las redes, carpetas diarias de trabajo y los archivos compartidos, agilizando considerablemente el trabajo. Este trabajo de organización y búsqueda es gracias al software inteligente que solo proporcionan los Sistemas de Gestión Documental.

Seguridad

Cuando se mantienen los documentos físicos almacenados en archivadores verticales se corren muchos riesgos. El documento se puede deteriorar, o aun peor que la información dentro no pueda ser recuperada. Ante este problema un gestor documental tiene la solución a la seguridad de los documentos, archivando de forma digital todos estos.

Además el DMS creará copias para que esta información (en caso de borrarla accidentalmente u otros accidentes) pueda seguir existiendo en el sistema. Por si fuera poco el sistema también da la posibilidad de compartir todos estos documentos a otras empresas a un sistema de respaldo, donde se tendrá garantía de la que información está asegurada en una nube.

Elige bien tu Sistema de Gestión Documental

Escoger un buen Sistema de Gestión Documental es un trabajo bastante tedioso, ya que se debe de analizar todos los pros y contras de un programa para su elección. Sin embargo, desde Alterida disponemos de nuestro propio software personalizado para cualquier empresa. Con nuestro software podrás digitalizar toda la información de la empresa y conseguir una oficina sin papel.

Algunos de los beneficios de obtener nuestro software son: la agilización para tramitar y consultar la información, reducción del impacto medio ambiental, seguridad para la conservación de los documentos, Incrementar la productividad de los empleados y controlar todos los procesos y tareas.

Cabe destacar que el software Alterida también ofrece muchas más ventajas con su programa. Este Software de Sistema de Gestión Documental permite:

• Reconocer caracteres especiales
• Reconocer códigos de barra
• Reorganizar las páginas de un documento
• Almacenar la información en carpetas
• Tipificación automática
• Gestión documental online
• Generación de PDF doble capa

Empresas como: IDAE, BCU y Banco Fie se han unido al Software Alterida para solucionar muchos de los problemas que presentaron sus empresas. Estos problemas se solucionaron con éxito, aumentando la productividad y muchos riesgos que corrían al no haberse unido a un Sistema de Gestión documental.

Conoce más detalles sobre La oficina Sin papel. La solución de Alterida para los sistemas de gestión documental.