Cómo ayuda un sistema de archivos durante el COVID

Debido a este terrible virus, el cual ha ocasionado la pandemia y ha cambiado drásticamente el mundo y la forma en la que trabajamos, las empresas se han tenido que adaptar revolucionando muchos procesos de su actividad. Uno de los aspectos mas importantes de toda empresa son los sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf que facilitan enormemente la gestión de documentación minimizando tiempo y pérdidas de información. Es lo que en Alterida llamamos la oficina sin papel.

Esa evolución lleva a muchas empresas hacia el camino de la digitalización. Debido a las múltiples restricciones sanitarias para tratar de frenar el virus muchas empresas están teniendo que realizar sus actividades por medio de internet, debido a que, facilita el trabajo desde los hogares y así mantienen seguros a sus empleados.  Una de las formas para facilitar el teletrabajo o trabajo desde casa es tener en las empresas sistemas de archivo y gestión de documentos pdf.

Estos sistemas son de gran ayuda para las empresas ya que administran y gestionan el almacenamiento de todos los documentos de la empresa de una forma totalmente digital. De este modo, la utilización de documentos se puede realizar una manera rápida y segura para los empleados de una empresa, además de facilitar la gestión y el guardado de estos documentos de forma online.

¿Qué es un sistema de archivos y clasificación de documentos?

Un sistema de archivos y clasificación de documentos trata de un software diseñado para la administración de documentos en forma digital.

Entre sus principales funciones esta la conservación de los documentos y la gestión de diferentes tipos de archivos de texto. Antes, existía problemas para la adecuada conservación de documentos importantes ya que requería un espacio especial para estos, lo que provocaba una perdida de espacio. Además era necesario tener un buen mantenimiento para disponer los documentos en buen estado. Esto ya no será más un problema ya que todos los documentos estarán guardados en la nube, un sistema de almacenamiento en Internet.

Por otro lado, este sistema aporta seguridad a la hora de guardar los documentos de una empresa ya que ofrece copias de seguridad para que no pierdas ningún documento importante, como por ejemplo, disponer de una carpeta virtual de expedientes de empleados.

Además, es posible organizar todos los documentos de la mejor forma posible. Pudiendo crear nuevos documentos y añadirlos al sistema, mover archivos de sitio, modificar algún documento si fuera necesario, renombrando carpetas o documentos y eliminando archivos duplicados, innecesarios o inservibles.

Por último, un sistema de archivos nos ofrece la ventaja de poder localizar archivos o documentos de una manera mucho más rápida y sencilla que si fueran documentos en físico, gracias al buscador de este sistema.

¿Cómo se clasifican los documentos dentro de una empresa?

Existen varias formar de clasificar u ordenar los documentos dentro de una empresa. La ventaja de contar con un sistema de clasificación de archivos es que podemos ordenar nuestros documentos de diversas maneras, como, por ejemplo:

• Alfabéticamente: consiste en organizar los documentos utilizando las letras del alfabeto y el orden que estas ocupan en el mismo. Para esta forma, deberemos asignar una palabra principal al documento para poder ordenarlo en base a esa palabra alfabéticamente.

• Numéricamente: se trata de asignar un número natural al documento para poder ordenarlo en orden ascendente o descendente. Lo ideal a la hora de utilizar este sistema es asignar un número perteneciente al documento como un número de factura, etc.

• Cronológicamente: una clasificación de este tipo utiliza como referencia una determinada fecha del documento. Además, al ordenar cronológicamente los documentos se pueden agrupar en periodos más amplios como semanas, meses o años.

• Geográficamente: este sistema sigue como criterio de ordenación una localización física referente en el documento. Esta localización puede ser desde: el domicilio de la persona jurídica o física, el lugar desde donde fue emitido, el lugar de entrega, etc.  Este sistema es útil para clasificar los documentos por países, regiones, provincias, poblaciones… En caso de que la empresa sea de gran tamaño.

• Temáticamente: este tipo de sistema no es muy utilizado ya que requiere que el tema o asunto por el cual se va a clasificar sea realmente representativo del documento. En definitiva, esta clasificación funciona de tal forma que se le asigna al documento o archivo un tema por el cual después se clasificará.

• Sistemas mixtos: por último, existe una forma de clasificar los documentos y es establecer combinaciones de sistemas anteriores. De esta forma se consigue una clasificación más efectiva. Algunos ejemplos de los sistemas mixtos son, la ordenación alfanumérica o la ordenación alfabética por temas o materias.

Los archivos. Clave en el proceso de digitalización de las empresas

Con la digitalización de las empresas, los sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf han evolucionado de manera que se han dejado atrás las actividades realizadas manualmente. Como ordenar filas y filas de documentos en archivadores o encontrar documentos antiguos guardados hace mucho tiempo. Estas actividades llevaban de mucho tiempo y esfuerzo. Con las nuevas tecnologías todo eso a cambiado, ahora es posible guardar, clasificar y gestionar todos los documentos de una empresa de manera totalmente digital.

¿Cómo se beneficia una empresa de un sistema de archivo y clasificación de documentos en pdf durante el COVID?

Debido a la crisis que atraviesa el mundo por el coronavirus, muchas empresas han buscado de reinventarse trabajando de forma virtual. No obstante, esto fue un duro proceso al comienzo, pues para muchas empresas era necesario dedicar mucho tiempo para poder tener acceso a documentación originalmente física. Esto les ocasionaba atrasos en proyectos y disminuía la productividad de los trabajadores y de la compañía.

A simple vista esto puede no ser tan grave. Pero gradualmente, afecta en la respuesta del servicio de atención al cliente y genera costes ocultos. Por suerte, con la digitalización de documentos por medio de un sistema de archivos les ahorra tiempo y esfuerzos en el futuro.

Esta es también una forma respetuosa de cuidar el medio ambiente, puesto que al trabajar con el internet no solo se facilita el acceso de la información en tiempo real, también ayuda a las empresas a disminuir el uso de papel.

Los sistemas de archivos, también nos da como beneficio el poder guardar información en bases de datos sin límite de espacio. De esta forma, la empresa puede tener acceso a esta documentación sin problema alguno ¡Sin importar en donde se encuentre!

En definitiva, si eres una empresa y todavía gestionas toda tu documentación de manera física, estás perdiendo tiempo, esfuerzo y por consiguiente dinero. Si quieres comenzar a ahorrar tiempo y adaptarte a las nuevas necesidades que han surgido y que seguirán surgiendo con el paso de tiempo es momento de digitalizarse y evolucionar tu empresa hacia el futuro mediante sistemas de archivo y clasificación de documentos pdf.