Trámites a distancia en tiempos de COVID-19

El Covid-19 ha modificado la vida de millones de personas en todas partes del mundo. La educación, empleos y la calidad de vida de los ciudadanos ha cambiado en meses de confinamiento, obligándolos a gestionar diversos trámites a distancia, públicos o privados, a través de la modalidad o “método online”.

La modalidad en línea es un factor realmente nuevo para el desarrollo de algunos trámites en muchas partes del mundo. Bajo el propósito de disminuir el contacto social en espacios públicos, muchos gobiernos han optado por imponer una “cuarentena” que obligue a los habitantes de esos países a quedarse en casa y continuar con sus actividades laborales a través de un computador o teléfono móvil. A continuación, te diremos la importancia de realizar los trámites a distancia en época de Covid-19.

Importancia de los trámites a distancia

¿Alguna vez creíste que tu computador se convertiría en tu nuevo lugar de trabajo y estudio?, si tu respuesta es “no”, la pandemia del Covid-19 ha demostrado todo lo contrario. Desde las actividades escolares, laborales, el pago de los servicios básicos y las compras de alimentos, se han podido realizar sin salir de casa desde tu teléfono móvil o computador.

Este hecho aporta una gran relevancia en estos momentos ya que las medidas sanitarias recomiendan salir de casa lo menos posible, para evitar posibles contagios y la expansión del virus. También para las empresas, que deben de continuar su actividad normal en un escenario nuevo. Por ello la necesidad de un software para tramites online se hace indispensable hoy en día.

El hecho de poder realizar los trámites a distancia nos ayuda a evitar acumulaciones de gente en las administraciones públicas o el cualquier lugar donde sea necesario realizar un trámite y evita el contacto con elementos tocados por otras personas como puede ser un documento. Estos elementos pueden ser provocadores de la transmisión del virus y gracias a los trámites a distancia evitamos cualquier foco de contagio.

Luego de que los gobiernos permitieran la continuación de las actividades laborales y académicas a través del método online, millones de personas han logrado seguir trabajando en cada área correspondiente. De modo que el poder realizar los tramites online no es algo momentáneo debido a la cuarentena sino que esta función ha venido para quedarse y adaptarse a la nueva normalidad.

Debido a esto las empresas o administraciones públicas deberían plantearse evolucionar y adaptarse a las nuevas tecnologías por si necesitan realizar algún trámite puedan hacerlo de manera remota y asegurar la seguridad de las personas ofreciendo una alternativa a los trámites convencionales.

¿Cómo funcionan los trámites a distancia durante la pandemia?

A pesar que en el mundo se han reducido la diversa cantidad de trámites públicos y privados, debido a la exoneración de pagos de algunos servicios laborales y domésticos, las actividades laborales continúan. Se trata de miles de personas que siguen gestionando validez y verificación de cualquier clase de documentos como cédulas de identidad, licencias y habilitaciones a través de los medios tecnológicos online.

El hecho de que los edificios de las sedes más representativas de las empresas, fábricas y organizaciones estén cerrados, no indica que el mundo se ha paralizado. Los gobiernos han utilizado los millones de cursos humanos y materiales disponibles, a través de soluciones tecnológicas, que se ajustan a los procesos de comunicación y atención al cliente de los ciudadanos en cualquier parte del mundo que permitan realizar trámites a distancia igual de efectivos que siempre.

Debido a esto es de vital importancia que las empresas o la administración publica tenga soluciones digitales para afrontar todos los tramites en esta situación, de modo que las empresas y gobiernos se digitalicen o estén en proceso de hacerlo para poder adaptarse a las nuevas demandas que ha generado la pandemia.

Actualidad en la gestión de trámites en línea en América Latina.

La gestión de los trámites a distancia no se desarrolla de igual manera en Europa que en países de América Latina. En muchos países europeos los gobiernos han invertido una gran cantidad de dinero para continuar operando los miles de trabajos de la administración pública sin necesidad de salir de casa. Mientras que el sector privado, ha optado por métodos como la “telemedicina y tele-educación” a través de las conferencias online con millones de personas en el mundo.

Sin embargo, el panorama en América Latina es diferente. La carencia de recursos económicos ha afectado la agilización de los trámites a distancia en tiempos de pandemia. Países como Chile, Ecuador y Argentina han optado por invertir en mayores transacciones a través de la vía web, con servicios de atención al cliente que atiendan cualquier requerimiento de los ciudadanos.

El contacto a través de teléfonos celulares, teleconferencias en vivo y las aplicaciones virtuales han aumentado la interacción del Estado y la empresa privada para seguir con la realización de los trámites. El uso de la firma digital, la utilización de un código de barras y la interacción social, ahora a distancia, han sido unas de las características que forman parte del estilo de vida a la hora de la gestión de un pago de servicios, solicitud de un documento o hasta la compra en un supermercado local.

¿Cómo gestionar los trámites online? Mediante un software de gestión de trámites online.

La solución ideal para la creciente demanda de tramites a distancia debido a la pandemia es la incorporación de un software especializado en la gestión de trámites en línea en las administraciones publicas o privadas. Implementar un software de este tipo aporta una gran serie de beneficios como veremos más adelante.

Gracias a este software los trámites podrán ser realizados de manera descentralizada, de forma que los procesos puedan ser gestionados en distintas ubicaciones y desde cualquier lugar, respetando así las medidas de distanciamiento.

Otro punto a favor de este software es poder contar con la seguridad de que ningún archivo quede extraviado ya que estará todo digitalizado. Además gracias a la digitalización se pueden realizar una rápida búsqueda y localización de los archivos deseados, así como, un almacenamiento eficaz pudiendo realizar copias fieles y rápidas en cualquier momento. Ya no serán necesarios papeles físicos que puedan ayudar a la propagación del virus.

En estos momentos la rapidez a la hora de gestionar los tramites es de gran importancia ya que el numero ha aumentado exponencialmente debido a la pandemia. Con un software de este tipo agilizarás el flujo de documentos entre quienes deben trabajar sobre ellos, autorizando o firmando, aumentando considerablemente la velocidad en la gestión.

Por último, con un software de gestión de trámites a distancia aportarás la transparencia que todo el mundo necesita en estos momentos gracias a que los trámites pueden ser seguidos por los interesados. Esto aumentará la confianza y proporcionará calma al interesado en el trámite.

En conclusión, el covid-19 ha dejado en evidencia algo que estaba claro, que todas las administraciones necesitan evolucionar y adaptarse a las nuevas tecnologías. Así, la digitalización es algo absolutamente necesario para poder hacer frente a los nuevos retos que han surgido y surgirán en el futuro.