¿Cómo funciona un Software de digitalización para empresas?

Con el crecimiento y diversificación empresarial cada día se complican los procesos operativos dentro de una compañía. Ante este problema, la tecnología ha salido al paso ofreciendo una salida brillante que te permitirán llevar a tu empresa al siguiente nivel mediante el uso de software para la digitalización de las empresas.

La fórmula ganadora es la implementación de un software de digitalización para empresas que permite aumentar los niveles de eficacia y eficiencia dentro de las dinámicas y procesos laborales. Estas soluciones digitales se aplican dentro de diversos aspectos de tu negocio, adaptándose a la perfección a tus necesidades y optimizando las capacidades del negocio.

En este artículo haremos un recorrido para desvelar cómo funciona un software de digitalización para empresas. Para ello vamos a definir en qué es este tipo de programa, cuales son los beneficios que aporta a nivel empresarial. Por último, definiremos cuales son funciones que puede llevar a cabo un software de digitalización de empresas.

¿Qué es un software de digitalización para empresas?

Lo primero que entendemos por digitalización de una compañía es el proceso implementado para realizar la transformación o conversión de elementos analógicos en un formato digital. Aunque esto parece evidente el software de digitalización de empresas es mucho más que eso.

La razón es simple: estos programas permiten redimensionar tu empresa, negocio o corporación dentro de una estructura que aplica la comunicación digital como pilar fundamental. A su vez, el software de digitalización permite el establecimiento de infraestructuras propias de los medios digitales poniéndolos al servicio de tu perspectiva empresarial.

Visto desde este enfoque amplio, este software de digitalización de empresas emplea soluciones de carácter tecnológico para facilitar y optimizar la interacción con las personas. Estos programas pueden enfocarse en la interacción intraempresarial, con las personas que forman parte del equipo de la compañía. Pero también se emplean para establecer una vinculación con personas externas a la empresa, como por ejemplo, administraciones publicas y financieras, clientes y/o proveedores.

La razón por la cual cada día son más las empresas que emplean este tipo de programas es que abren nuevos espacios en los procesos administrativos, organizacionales y de modelos de negocio. En realidad es una ventana a un universo de oportunidades que solo pueden ser aprovechadas al máximo precisamente con este tipo de aplicación.

Las ventajas de este tipo de software de digitalización de empresas ha sido ampliamente utilizado para solventar problemas de funcionalidad. Esto podemos palparlo dentro de sectores claves para el mundo moderno como lo son el área de la administración pública, recursos humanos, banca, servicios y seguros.

¿Qué beneficios aporta un software de digitalización?

El software de digitalización de empresas realiza una transformación digital, parcial o total, de las distintas estructuras operativas presentes en el esquema corporativo. De esta manera, este programa controla sistemas de datos y su procesamiento y los sistemas de participación. Asimismo, establece mecanismos de comunicación digital común, que terminan por romper con los paradigmas empresariales analógicos.

De esta manera se catapulta a una empresa a una forma de trabajo moderna, adecuada a las exigencias del entorno digital. Entre otros de los beneficios de la instrumentalización de un software de digitalización empresarial tenemos:

• Incremento de la autonomía de los trabajadores al momento de acceder a la información.
• El o los gerentes podrás establecer un control más preciso sobre la gestión, estructura organizativa y procesos internos.
• Facilitación en la transmisión de datos o información a distintos niveles.
• Reducción en los lapsos de transmisión de la información, lo que se traduce en una agilización de gestiones, procesos laborales y relaciones dentro y hacia afuera de la empresa.
• Permite la evaluación y corrección de los niveles de eficiencia de cada área operativa.
• Ofrece la oportunidad de accesibilidad remota a la información y los datos.
• Aumenta los niveles de vinculación de los clientes con la empresa y permite conocer a mayor detalle sus comportamientos y preferencias.
• Permite la conservación, almacenamiento y protección de la información de manera más barata y eficiente. Además los procesos de digitalización de la información evita su pérdida de archivos o que los mismos se estropeen.
• Aumenta los niveles de productividad de las tareas asignadas y de los procesos.

¿Qué funciones puede llevar a cabo un software de digitalización de empresas?

Podemos englobar el conjunto de respuestas que ofrecen este software de digitalización de empresas de acuerdo a la solución que se requiere implementar. En este caso las 4 soluciones más buscadas son:

Portales para empleados

Esta es una solución que busca dar una respuesta eficiente a los procesos vinculados con la gestión del talento humano. Esto permite incrementar la vinculación e identificación del trabajador con la empresa al mejorar los mecanismos de comunicación de estos con la compañía. Esta solución puede ser usada para realizar las siguientes funciones:

• Organizar y canalizar las solicitudes de vacaciones de los empleados.
• Facilita la información vinculada a la nómina gracias a la gestión de forma electrónica de los recibos de pago.
• Permite optimizar el tiempo de trabajo de los empleados y supervisar la eficiencia en la gestión y realización de procesos.
• Te da la opción de crear mecanismos de comunicación digitales entre trabajadores y de los trabajadores con la empresa mediante la instrumentalización de un chat empresarial.
• Brinda un amplio margen de accesibilidad dado que puede ser remoto. Además, resulta compatible con dispositivos móviles.

Fábricas de crédito

Esta solución presenta un conjunto de funciones diseñadas y dedicadas al otorgamiento de créditos. Entre estas funciones están:

• Establecimiento de marcos de control, análisis de información del solicitante y estandarización de procesos.
• Minimiza el uso de documentos de carácter analógico.
• Reducción en los tiempos de gestión.

Oficina sin papel

Esta solución aplica a todas las compañías para la gestión documental y ahorro de papel en la oficina. Las principales funciones son:

• Aplicación de códigos de barras y sistema de reconocimiento de caracteres.
• Optimización en el sistema de guardado de información y almacenamiento de archivos digitalizados.
• Generación de documentos en formato PDF.

Soluciones para trámites en línea

Agilizar trámites y procesos de gestión con administraciones públicas.

• Creación de registros de solicitudes de trámites y gestión de procesos.
• Generación de copias de respaldo.
• Organización y agendamiento digital.
• Verificación de expedientes.